Warum Online-Buchhaltung am iPad die Arbeit effizienter macht

Artikel wurde aktualisiert am 26.09.2024

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Buchhaltung eine lästige Pflicht. Dabei hat sie nicht nur eine hohe Bedeutung für die Steuererklärungen. Wer seine Einnahmen und Ausgaben sicher im Blick hat, ist meist auch erfolgreicher. Innovative Cloud-Lösungen machen die Buchhaltung effizienter und schaffen Freiräume für das eigentliche Geschäft, 

Auftrag annehmen oder Buchhaltung?

Gerade Soloselbstständige oder kleine Unternehmen beschäftigen normalerweise keinen eigenen Buchhalter. Die Inhaber erledigen die Aufgaben selbst oder sie nutzen einen Service ihres Steuerberaters. Bei der ersten Variante geht viel Zeit für die Erledigung verloren, in welcher keine Aufträge angenommen werden können. Alternativ geht viel Zeit für die Familie verloren. Die andere Option ist relativ kostenintensiv. Die Buchführung zu vernachlässigen, ist jedoch auch keine Lösung. Meistens vierteljährlich wird die Umsatzsteuervoranmeldung fällig, für welche die vorherige Verbuchung der Rechnungen notwendig ist. Zudem bietet die zeitnahe Buchung von Geschäftsvorgängen einen soliden Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.

Wenn du deine Zahlen im Griff hast, ist eine solide Finanzplanung möglich. Du verpasst keine Zahlungsverpflichtungen und kannst die Kosten senken, in dem du das Skonto deiner Lieferanten nutzt. Eine regelmäßige Buchhaltung ist also aus verschiedenen Gründen empfehlenswert. Trotzdem macht sich niemand selbstständig, um für das Finanzamt zu arbeiten. Mit einer Selbstständigkeit willst du dich verwirklichen und deine Kunden zufriedenstellen. Der Rest sollte im digitalen Zeitalter weitgehend automatisiert erfolgen.

Eine Buchhaltung, die dir den lästigen Teil des Unternehmertums abnimmt

Gerade, wenn du viel im Außendienst arbeitest, werden die Büroarbeiten schnell lästig. Nach dem Termin gilt es, den kommen Tag vorzubereiten. Nur so wird dein Auftritt vor dem Kunden überzeugend. Im künstlerischen Bereich ist es ebenfalls nicht damit getan, eine Veranstaltung durchzuführen. Jedes Publikum ist anders und so muss auch hier, das Repertoire immer wieder neu abgestimmt werden. Du musst dich als Künstler immer wieder neu erfinden. Sich dann noch mit der Buchhaltung zu beschäftigen, fällt vielen verständlicherweise schwer.

Deshalb geben viele kleine und mittlere Unternehmen die Buchführung in professionelle Hände ab. Dabei entstehen Kosten, die du dir jedoch sparen kannst. Die Lösung liegt in einer Online-Buchhaltung, die weitgehend automatisiert arbeitet. Eine cloudbasierte Anwendung bietet dir zudem den Vorteil, dass du von überall her Zugriff auf deine Finanzverwaltung hast. So kannst du auf der Fahrt nach dem Termin Ausgaben verbuchen und Rechnungen schreiben. Nebenbei ist eine Prüfung der Zahlungseingänge und Fälligkeiten nötig. Das Beste ist jedoch: Das Ganze macht kaum Arbeit.

Automatische Buchhaltung, die fast selbstständig arbeitet

Eine Online-Lösung übernimmt nicht nur die Buchungen der täglichen Geschäftsvorgänge. Sie kümmert sich auch um die pünktliche und rechtskonforme Lohnabrechnung für deine Angestellten. Führend in diesem Bereich ist Lexware Office, eine cloudbasierte Anwendung, die du mit jedem Endgerät nutzen kannst. Dies gibt dir eine maximale Flexibilität in deiner Arbeit. Wenn du eine freie Minute hast, nimmst du dein Handy und scannst die Belege ein. Viel mehr musst du nicht tun. Die Buchungen erledigt die Software dank einer Texterkennung in Echtzeit selbst.

Der Onlinezugriff ermöglicht das Management des betrieblichen Finanzwesens an jedem Ort und zu jeder Zeit. Kontostände, Zahlungen an das Finanzamt, Einnahmen und Ausgaben lassen sich jederzeit mit wenigen Klicks überprüfen. Bei entsprechender Anbindung erledigst du das Online-Banking aus der App heraus. Die Software sorgt dafür, dass die Zahlung sofort ordnungsgemäß gebucht wird. 

Keine Zeit mit Abheften verlieren

Wer kennt das nicht: Im Briefkasten liegt ein Haufen Rechnungen, der bezahlt und archiviert werden muss. Hinzu kommen die Belege von Dienstreisen und Meetings. Die letzte Tankquittung oder die Rechnung für den Snack an der Raststätte können schnell verloren gehen. Umso praktischer ist es, wenn sich diese Dokumente rechtskonform in der Cloud speichern und bei Bedarf jederzeit wiederfinden lassen. Mit der Online-Buchhaltung wird der Beleg sofort gescannt und abgelegt. Umständliches Papier sortieren und abheften sparst du dir dadurch.

Auch dein Angebotswesen kannst du komplett digitalisieren. Nehmen wir an, dein Kunde wünscht eine Dienstleistung von dir. Vielleicht besuchst du ihn vor Ort und berätst ihn. Ihr seid euch einig und der Kunde möchte gern wissen, was er zu zahlen hätte. In Windeseile erstellst du auf dem Tablet ein Angebot, dass der Kunde sofort auf dem Gerät unterschreiben kann. So hast du Sicherheit und keinen weiteren Papierkram. Du sparst dir lästige Postwege und Telefonate, wenn der Kunde vergisst, den Auftrag auszulösen. 

Schnelligkeit ist Trumpf

Wir leben in einer schnelllebigen Zeit. Raum für riesige Excel-Tabellen für die Finanzplanung ist nicht gegen. Heute geht es darum, möglichst mit einem Blick die Situation zu überblicken. Dies ist gerade bei der Planung größerer Vorhaben entscheidend. Während Mitbewerber vielleicht bei ihrem Steuerberater oder ihrer Bank sitzen, schaust du auf das Dashboard und weißt, ob du die Investition stemmen kannst. Dies bringt dir einen riesigen Zeitgewinn, denn du kannst Großprojekte schneller zusagen als deine Konkurrenz. Wenn eine Entscheidung keinen Aufschub verlangt, reicht ein Blick auf deine Apple-Watch.

Das Dashboard ist der zentrale Assistent für deine Entscheidungen. Hier findest du einen Überblick über die Finanzen und Kosten. Dank einer integrierten Auftragsverwaltung siehst du, welche freien Kapazitäten für ein weiteres Projekt vorhanden sind. Wenn du auf einen Steuerberater lieber nicht verzichten möchtest, kannst du ihn über das Dashboard anbinden. Er hat dann Zugriff auf die notwendigen Daten und unterstützt dich direkt im Programm. 

Viele Unternehmer haben Buchhaltung nicht gelernt

Viele Menschen haben ein Geschäft gegründet, um anderen das Leben zu erleichtern oder ihnen etwas Freude zu schenken. Buchhaltung gehört häufig nicht zu den Kernkompetenzen. Häufig ist es gar nicht so leicht, das richtige Konto für die Verbuchung zu finden. Die Online-Buchhaltung nimmt nicht nur Arbeit ab, sondern sichert auch die rechtskonforme Buchung. Dazu scannst du den Beleg mit deinem Smartphone. PDF-Rechnungen aus einer E-Mail schiebst du mit der Maus einfach in die Online-Buchhaltung. Das Programm speichert alles in der Cloud so ab. Für die korrekte Buchung benötigt das Programm anfangs noch ein Stichwort. Bei sich wiederholenden Rechnungen ist dies nicht mehr nötig.

Rechtliche Vorgaben sprechen für eine professionelle Buchhaltung

Zur Einhaltung der gesetzlichen Normen für eine ordnungsgemäße Buchhaltung sind alle Unternehmen verpflichtet. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Soloselbstständigen oder um einen Konzern handelt. Sie müssen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) einhalten. Gefordert wird unter anderem Folgendes:

• vollständige Aufzeichnungen
• Buchungen und Aufzeichnungen müssen unveränderbar sein
• sie müssen nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein
• für die Erfassung gilt es, Zeitvorgaben einzuhalten
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Verstöße gegen die Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung können harte Konsequenzen haben. Werden bei einer Betriebsprüfung Mängel festgestellt, musst du mit Steuernachzahlungen aufgrund von Hinzuschätzungen von Umsatz und Gewinn rechnen. Hinzukommen Nachzahlungszinsen und eine strafrechtliche Überprüfung.

Die Nutzung von Excel oder Word ist nicht ausreichend. Eine auf diese Weise erstellte Datei kann jederzeit überschrieben oder geändert werden. Deshalb entspricht diese Handlungsweise nicht der GoBD. An einer Buchhaltungssoftware führt also kein Weg vorbei. Am flexibelsten ist die Lösung über die Cloud.

Fazit

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Buchhaltung eine Herausforderung. Mit einer cloudbasierten Finanzverwaltung wird dieser Vorgang zum Kinderspiel. Dafür ist keine Installation nötig. Das Programm läuft auf allen Endgeräten und ist somit überall nutzbar. Mit wenigen Handgriffen scannst du Belege und verbuchst sie. Du erstellst mit einem Klick Angebote und Rechnungen. So hast du mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben.